AIを活用したシフト作成のメリット・デメリットを解説！おすすめツールは？

AIをシフト作成に活用するメリット

まずは、AIを活用してシフトを作成するメリットについて解説します。

作成の手間を削減できる

AIを活用すれば、従業員からの希望シフトの情報を自動で収集・分析し、最適なシフト表を作成できます。このため、集計からシフト作成までにかけていた時間を大幅に短縮できるでしょう。

さらに、シフト作成後はAIが自動でシフト表を関係者に共有することも可能で、シフトの配布や確認の手間も省けます。新人でもシフト作成業務を担当できるようになり、特定の担当者に依存しがちなシフト作成が分散化されます。このように、業務の偏りをなくし、誰でも対応できる体制を構築することにもつながります。

人的ミスを減らせる

シフト作成における人的ミスも大幅に減らすことができます。AIは設定した条件に基づき、労働法に違反するシフトや不公平なシフトが作成されないように自動的にチェックを行います。このため、シフト表作成時に発生する人的ミスを未然に防止することが可能です。

また、従業員の労働時間や休暇のバランスも考慮しながらシフトを自動的に組むことができ、従業員への負担も軽減できます。

従業員の納得感が高まる

AIがシフトを作成することで、従業員の納得感を高められる場合もあります。シフト作成者の判断に基づいてスケジュールが組まれる場合、恣意的な調整や不公平感といった不満が出がちです。しかし、AIが公平にデータを元に作成することで、こうした疑念が払拭され、不満が軽減できるかもしれません。

また、シフト作成者にかかる精神的な負担も減り、業務全体の効率が上がるだけでなく、従業員との関係もより良好になります。

AIをシフト作成に活用する際のデメリット【自動化はまだ難しい！】

AIを活用することでシフト作成の効率は上がりますが、すべてを自動化することにはいくつかの課題があります。AIの導入を検討している場合は、デメリットについても理解しておきましょう。

ここでは、特に注意すべき3つのポイントを解説します。

柔軟な判断はできない

AIによるシフト作成では、従業員同士の人間関係や特定の個別事情を反映させるのが難しい点がデメリットです。例えば、チーム内での相性や過去のトラブルなど、人間なら直感的に対応できる要素が、AIには理解できません。これらの問題に関しては、依然として手動での調整が必要になる場合があります。

AI導入時には、シフト作成のすべてをAIに任せるのではなく、必要に応じて人が介入する柔軟な対応が求められます。

イレギュラーな対応ができない

AIは事前に設定したルールに基づいてシフトを作成しますが、突発的な変更やイレギュラーな対応は得意ではありません。

そのため、急な欠勤などのイレギュラーな事態に対応できる体制を整えておく必要があります。AIの自動化に頼りすぎず、状況に応じて人間が柔軟に対応することも想定しておきましょう。

定期的にルールを更新しなければならない

AIはあらかじめ設定されたルールに基づいて従業員を配置しますが、従業員の退職や新規採用があった場合、これらのルールを定期的に更新しなければなりません。特に従業員の入れ替わりが頻繁な職場では、ルールの更新作業が手間となることがあります。

ルールの見直しが必要な場面は多くあるため、導入前にAIが職場の状況にどれだけ対応できるかをしっかりと見極めておくとよいでしょう。

AIを活用したシフト作成ツールを選ぶ際のポイント

AIを活用したシフト作成ツールは業務効率化に有効ですが、導入する際にはいくつかのポイントを考慮する必要があります。

ここでは、AIツールを選ぶ際に注意すべき3つのポイントについて解説します。自社に最適なツールを選ぶためにも、次の点を確認しましょう。

自動化できる範囲を確認する

シフト作成ツールによって自動化できる範囲は大きく異なります。AIがどの部分まで自動で処理できるかを確認することが重要です。例えば、シフト希望の集約やシフト表の自動作成は多くのツールで対応できますが、個別の要望や調整は人手が必要になる場合があります。

自社で最も手間がかかる作業や、時間がかかる作業を自動化してくれるツールを選ぶことが効率化のカギです。導入前には、ツールで自動化できる範囲をしっかりと把握して、自社の業務フローに合ったものを選びましょう。

使いやすさを確認する

AIシフト作成ツールを導入する際、シフト作成者や従業員が問題なく使いこなせるかも重要なポイントです。シフト作成に必要な条件を入力するプロセスや確認作業がスムーズに行えるか、そして従業員が簡単にシフトを確認・変更できるかどうかを確認しましょう。

操作が複雑すぎるツールを選んでしまうと、逆に作業効率が下がる可能性もあるため、直感的に使いやすいインターフェースかどうかを導入前に確認することが必要です。

費用対効果を比較する

AIシフト作成ツールは、無料のものから有料のものまで幅広く提供されています。有料のサービスを選ぶ場合、かかるコストの総額が自社の予算や規模に見合っているかをよく検討することが大切です。

たとえ高機能なツールでも、コストがかかりすぎると費用対効果が低下する可能性があります。導入前には、コストと得られるメリットを慎重に比較し、自社に最適なサービスを選択することが重要です。

AIを活用したおすすめのシフト管理ツール5選

最後に、シフト作成に活用できるおすすめのAIツール5選を紹介します。

Airシフト

Airシフトは、シフト表の作成からスタッフとのやりとりまで可能なシフト管理サービスです。従業員がシフト管理アプリ「シフトボード」を通じて提出した希望シフトを自動的にシフト表に反映させることができます。

システムがシフトの大枠を自動で作成するため、シフト管理者の業務負担が大幅に軽減されます。特にシンプルで使いやすいインターフェースが特徴で、シフト作成にかかる時間を大幅に短縮できます。

コストパフォーマンスに優れているため、中小企業や飲食店などでも導入しやすいツールです。

Optamo

Optamoは勤務シフトやタスク表を自動作成できるクラウドサービスです。複数の条件をもとに、AIが従業員のシフトやタスクを最適に組み合わせて提案します。

多種多様な条件を設定できるため、業種を問わず柔軟に対応可能です。特に、複雑なシフト作成を行う企業や業界で効果を発揮します。

多様な働き方や、複雑な従業員の配置が求められる職場に適したシステムです。

勤務シフト作成お助けマン

「勤務シフト作成お助けマン」は、JRの座席予約システムの開発ノウハウを活かして開発されたシフト管理ツールです。正社員や契約社員向けの「Day」と、パートやアルバイト向けの「Time」という2種類のサービスがあり、フルタイムから短時間勤務まで幅広く対応できます。

Shiftmation.

Shiftmation.は、夜勤や早番・遅番など、複数日のシフトや複数シフトに柔軟に対応できるAIシフト管理ツールです。戦力バランスを考慮したシフトの自動作成が可能で、幅広い業種に対応しています。

幅広いシフトパターンに対応できるため、人員配置が複雑な職場に向いています。

セコムかんたんシフトスケジュール

セコムかんたんシフトスケジュールは、AIと行動心理学を融合させたシフト管理ツールです。柔軟な希望登録や従業員の希望を考慮したシフト作成が可能です。

共同開発の株式会社野家のノウハウを活かし、多様な働き方に対応した機能を備えています。希望シフトの登録や確認が簡単に行えるため、従業員満足度の向上も期待できるでしょう。

まとめ

AIを活用したシフト管理ツールは、作業負担の軽減やシフトの精度向上に大きな効果を発揮します。しかし、すべてを自動化するのは難しく、柔軟な対応やイレギュラーな事態に対処するためには人手が必要です。

自社に最適なツールを選ぶ際は、自動化できる範囲や使いやすさ、費用対効果を慎重に見極めましょう。

※この記事は、2024年9月時点の情報に基づいています。