作業効率を上げる方法と「ムダ」の見つけ方を解説！企業事例も紹介

日々の作業に追われ、肝心な仕事に集中する時間が削られていると感じていませんか。作業効率を上げるためには、新たな視点や手法を取り入れることが重要です。今回は、業務のなかのムダな作業を見つけ、効率化を図るための具体的な方法を紹介します。

組織の作業効率を下げる「ムダ」の見つけ方

効率良く作業を進めるためには、現在の業務の中に潜んでいる「ムダ」を把握することが重要です。まずは、業務のムダの定義や見つけ方について紹介します。

そもそも業務の「ムダ」とは何か

業務の「ムダ」とは、組織や現場で価値を生み出さない活動や状態を指します。例えば、顧客に直接利益をもたらさない作業や、本来必要のないプロセスが該当します。ムダは見えにくい場合も多く、適切な視点で業務を見直すことが重要です。

業務の「ムダ」を見つける7つの視点

業務のムダを見つけるには、トヨタ生産方式で提唱された「7つのムダ」を活用することが有効です。これらのムダを1つずつ解説します。

1.加工のムダ

価値を生まない過剰な加工や工程のことです。例えば、必要以上に詳細な資料を作成したり、頻繁に二度手間が発生したりする作業が該当します。作業プロセスを精査し、必要最低限の加工に抑えることが重要です。

2.在庫のムダ

使われていない在庫や、過剰に保管された資材がムダになります。必要以上の在庫は管理コストを増やし、品質劣化のリスクを高めます。適正在庫を維持することで、このムダを削減できます。

3.造りすぎのムダ

需要以上に製品や資料を作成することで発生するムダです。過剰な生産は在庫のムダを招くだけでなく、作業負担も増加させます。需要予測を基に適切な生産量を確保しましょう。

4.手待ちのムダ

次の作業を待つ時間や、指示待ちなどで発生するムダです。業務の流れをスムーズにするために、作業の連携を強化することが重要です。

5.動作のムダ

作業中の無駄な動きが含まれます。例えば、資料を探すために何度も移動するような行動が該当します。レイアウトの改善や必要なツールの整備により削減可能です。

6.運搬のムダ

不要な移動や輸送がムダを生みます。特に情報の伝達でメールや書類の移動が重複する場合なども含まれます。効率的な運搬計画を立てることが重要です。

7.不良・手直しのムダ

品質不良や作業ミスによるやり直しがムダの代表例です。これらは時間とコストを浪費するため、原因分析と品質改善が必要です。

社内（部署）の業務を洗い出し、上記のようなムダがないかを改めて考え、必要な対策を講じましょう。

組織の作業効率を上げる3つの方法

ムダな業務を特定するほか、次に紹介するような方法で作業効率を高めることも有効です。既存の業務を見直し、効率化につなげる具体的な方法を紹介します。

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マニュアル／フローチャートの作成・見直し

業務手順が決まっている作業については、積極的にマニュアル化しましょう。手順書を整備することで、新たに担当するメンバーもスムーズに作業に取り組めるようになります。

また、すでに存在するマニュアルの定期的な見直しも重要です。思わぬムダや重複作業が発見できることが多く、効率化のヒントが見つかることもあります。

さらに、業務の全体の流れをフローチャートで明示しておくと、時間配分の適正化にもつながります。作業全体を俯瞰し、最も効率的な進め方を考えることで、チーム全体のパフォーマンス向上が期待できます。

コミュニケーションを最適化

効率化のカギは、個人の努力だけでなく、チーム全体の連携にもあります。日常のコミュニケーションに工夫を取り入れ、情報の伝達方法を見直すことで、効率が大きく向上するケースも多く見られます。

普段から次のようなポイントを意識するよう、従業員へ周知すると良いでしょう。

・情報を簡潔に、要点を絞って伝える。
・情報を定量化し、具体的な数字や例を交えて共有する。
・適切な伝達手段（例えば、チャットツールやプロジェクト管理ツール）を使うことで、情報の行き違いや伝達漏れを防ぐ。

チーム全体の情報共有がスムーズになれば、意思決定も迅速に行えます。

ツールやシステム導入で自動化

作業効率をさらに向上させるためには、ツールやシステムの導入が有効です。タスク管理や情報共有をデジタル化することで、作業の実行漏れや伝達ミスのリスクを軽減することが可能です。

また、ツールやシステムを活用することで、チーム全体が「誰がどの作業をしているのか」を把握できるようになり、無駄な作業が可視化され、迅速な対策が取れるようになります。

近年は、作業の自動化を目的として生成系AIを導入する企業も増えています。例えば、メールや資料の文章作成、会議の文字起こし、広報用の画像・動画作成なども、AIツールを利用することで効率化することが可能です。

生成AIを代表するChatGPTを活用した業務効率化については、下記の記事で詳しく解説しています。
「ChatGPTで業務効率化できること8選！プロンプトや注意点もご紹介」

【業界別】作業効率を改善した企業・組織の事例4選

さまざまな業界において、システムやツール、AIが活用され、作業効率の改善に成功しています。ここでは、4つの事例を紹介します。

【製造】フジワラテクノアート｜DXで大幅な作業改善

フジワラテクノアートは、経済産業省の「DXセレクション2023グランプリ」に選ばれた企業で、日本酒やみそなどの醸造食品製造を支援するための製造機械や大型醸造プラントを提供しています。DX（デジタルトランスフォーメーション）の推進を通じて、生産管理の基幹システムを刷新し、3年間で21のシステムやツールを導入。約120の主要協力会社との取引をオンライン化しました。

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製造業でのAI活用は、こちらの記事で詳しく紹介しています。
「製造業におけるAIの導入事例10選！導入手順や注意点も解説」