業務効率化につながるChatGPTの活用例8選
業務効率化につながるChatGPTの活用例を8つご紹介いたします。
1.プレゼン資料・営業資料の作成
ChatGPTを活用するとプレゼン資料・営業資料のアウトラインを作成することができます。
たとえば、営業資料を作成したいときは下記のようなプロンプトを使用します。
《プロンプト例》
あなたは〇〇に精通したプロの営業マンです。
以下の内容をもとに、完璧な顧客向け提案資料を作成してください。
#提案の目的
#ターゲット
#提案する商材
#自社サービスの特長
#情報
スライドのタイトル：
スライドの内容：
#ルール
（例）スライドタイトルのページと目次ページを付けること
（例）全体を通して15分以内で説明できる内容にすること
#出力形式
（例）まず、提案構成を提案してください
（例）次に、詳細かつ具体的な本文の内容も含めた提案資料を作成してください
自社のビジョンや市場などの情報を入力しながら構成案をブラッシュアップしていけば、ゼロから自分で考えるよりも効率的に資料が完成します。
2.メールの文章作成
ビジネスメールやメルマガの文章作成も可能です。
ターゲットを考慮したうえで丁寧な表現のメール文をChatGPTが考えてくれるため、ゼロから文章を作る必要がありません。
たとえばメルマガの本文を作成したいときは、下記のようなプロンプトを使用します。
《プロンプト例》
あなたは企業のメルマガ担当者です。
ホワイトペーパーをダウンロードしたいと思ってもらえるようなメルマガの本文を作成してください。
#メルマガの配信目的
#ターゲット
#ホワイトペーパーの内容
（例）デジタルマーケティングの基礎知識やトレンドについて紹介する。
3.文章の要約
ChatGPTに文章を入力するだけで内容を要約してくれます。
会議の議事録や資料などの内容を簡潔に理解したいときに便利な機能です。
たとえば、議事録を要約したいときは下記のようなプロンプトを使用します。
《プロンプト例》
制約条件に従って会議の議事録の要点をまとめてください。
#制約条件
（例）議事録の内容に基づいてまとめること
（例）発言の内容から言いたいことを抽出すること
（例）要点を箇条書きで示すこと
（例）要点を100字程度でまとめること
#議事録
（議事録を記載する）
回答の文字数を指定したり追加で質問したりすることで、より自分が望んだ回答を得やすくなります。
ただしChatGPT無料版（GPT-3.5）の文字数は約2,048トークンまでの制限があるので注意しましょう。（2023年12月現在）
4.文章の添削・校閲
作成した文章を入力すると、文法や表現、誤字脱字をチェックできます。
自社で記事やコラムを作成する際、非常に役立つ機能です。
たとえば下記のようなプロンプトを使用します。
《プロンプト例》
次の文章において文体や語彙の違和感があれば修正してください。
（文章を記載する）
一方でChatGPTは文章の前後関係を読み取るのが苦手な側面もあります。最終的には人の目でチェックすることが大切です。
5.自社商品の紹介文作成
自社のECサイトや営業資料に記載する商品・サービスの紹介文も作成できます。
たとえば、下記のようなプロンプトを使用します。
《プロンプト例》
あなたは一流の広告ライターです。
以下の商品について、自然で読みやすい魅力的な商品説明文を作ってください。
#商品の種類と名称
#商品の特徴や利点
#ターゲット
#ルール
（例）柔らかい文体でまとめること
（例）300文字以内の日本語でまとめること
・最も魅力的なポイント
・強調したい要素
などを明確にしたうえでプロンプトに反映させると、より魅力的な文章が完成します。
6.プレスリリースの作成
ChatGPTにプレスリリースの構成案を考えてもらったり、文章を作成してもらったりすることも可能です。
たとえば新サービス開始のプレスリリースを作成したいときは、下記のようなプロンプトを使用します。
《プロンプト例》
あなたは広報のスペシャリストです。
以下の情報をもとに新サービス開始のプレスリリースを作成してください。
#入力文
新サービス「〇〇」を提供開始
配信元：
＜サービスの説明文＞
＜サービス概要＞
＜今後の展望＞
#ルール
（例）800文字程度でまとめてください。
プレスリリースは企業の公式文書です。
文体や語彙に違和感がないか人の目でチェックしてから掲載しましょう。
7.アイデア出し
ChatGPTは企画や戦略などのアイデア出しにも活用できます。
たとえば、販売促進のプランを考えたいときは下記のようなプロンプトを使用します。
《プロンプト例》
化粧品の販売促進のプランを考えてください。
#目的
#ターゲット
#ルール
（例）アイデアの結果のみを表形式で出力する
発想力が必要な業務を担当するときや、市場調査などの時間を削減したいときに役立つでしょう。
8.関数の作成
ChatGPTでExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトで使える関数を作成することも可能です。
出力結果をコピー&ペーストするだけで使用でき、大幅な業務効率化につながります。
関数を作成してほしいときは的確な指示を出すことが重要です。
たとえば下記のようなプロンプトを使用します。
《プロンプト例》
あなたはExcel関数式の専門家です。
以下の条件を満たすような関数式を出力してください。
現在、私は求人の応募者のリストを作ろうとしています。
リストには、下記の項目が含まれています。
（）は項目の列です。
・名前1（B列）
・年齢2（C列）
・経歴3（D列）
・実績4（E列）
・所有資格5（F列）
シートは応募枠に応じて以下のように分かれています。
・新卒
・中途
「集計シート」に名前をプルダウンで選択すると、その人の情報を取得できるようにする方法を教えてください。
ただしソフトウェアのバーションなどによってうまく反映されなかったり、関数式自体が間違えていたりする可能性もあります。
コピペしても理想の状態にならなかったときは、確認しながら手直しをしましょう。
ChatGPTを業務に活用する際の注意点
ChatGPTを業務で使うときには注意点があります。
具体的にどのような点に注意しなければいけないのか解説します。
出力結果は必ず人の目でチェックする
ChatGPTの回答が必ずしも正しいとは限りません。
精度は上がりつつありますが間違った情報を出力するケースもあります。
AIは世の中の膨大なデータを参考にしながら学習を行います。しかし学習するデータを選ぶことはできないため、間違った情報も正しいものとして認識してしまうのです。
記事やメルマガの作成など、外部へ公開するコンテンツの作成にChatGPTを使用する際は必ず人間が出力結果をチェックして情報が正しいか確かめましょう。
利用ガイドラインを作成する際には、ファクトチェックに関するルールも定めておくと安心です。
機密情報を入力しない（マスキング）
商品やサービスの情報、個人情報などを入力してしまうと情報漏洩につながる可能性があるため注意しましょう。
情報漏洩の対策については、下記の記事で詳しく解説していますので参考にしてみてください。
「№4_chatgpt 情報 漏洩」
なおセキュリティに強いChatGPT連携サービスであれば入力した情報が外部に漏れる心配はありません。
始めてのAIツール導入ならChatGPT連携の生成系AIの総合AIプラットフォーム「エアトリスマートAI」をご活用ください。操作性に優れたサービスなので、AIに詳しくない方でもすぐに業務に活用できます。
マスキング機能や助手機能によって機密情報や個人情報の流出を防ぐことが可能です。無料版ChatGPTではセキュリティ面が不安という企業様にもおすすめです。
ChtaGPTを活用して業務効率化につなげよう
今回はビジネスシーンにおけるChatGPTの活用方法についてご紹介しました。
ChatGPTは文章の作成や要約、アイデア出しなどに活用でき業務効率化を促進します。
一方でセキュリティリスクをともなうため入力する情報に注意する必要があります。
本記事を参考にChatGPTの正しい使い方を学びながら、日々の業務効率化につなげてみてください。
※この記事は、2023年12月時点での情報です。