AI議事録作成ツールの機能
AI議事録作成ツールには、会議のさまざまな負担を軽減できる下記のような機能が備わっています。
・音声の文字起こし
・AIによるデータ分析
・議事録の共有
詳しく解説します。
音声の文字起こし
AI議事録作成ツールでは、音声の文字起こしを的確に行うことができます。
また、文字起こしをするだけでなく、適切な箇所に句読点を入れたり、声の特徴や話し方の癖を認識し発言者を特定したりすることができます。作成された議事録をチェックするだけで、発言者ごとに効率良く内容を把握することができるでしょう。
AIによるデータ分析
AI議事録作成ツールでは、AIによるデータ分析も行えます。例えば、会議の発言内容から頻出キーワードを自動で分析したり、発言者の発言回数をカウントしたり、会議の内容をもとにタスクを自動作成したりすることも可能です。
また、発言者の感情分析機能を活用することで、発言時の感情を把握できます。
議事録の共有
AI議事録作成ツールでは、メールとURLの2つで議事録を共有できる機能がついている傾向にあります。それぞれの特徴を解説します。
メール共有機能
作成した議事録をコピーし、ツール内で送信先と件名を入力するだけで、会議の参加者に共有することが可能です。
メール共有機能は、ツールごとに使い方が異なるため、無料トライアルを利用して実際の使用感が自社に合うかを確認すると良いでしょう。
URL共有機能
議事録のURLを発行し、それを関係者に共有することで議事録の閲覧が可能になります。議事録の作成が完了してからURLを発行し、共有するだけで作業は完了です。
決まった書式に変換したり、メールで関係者に共有したりする必要がないため、URL共有機能を活用することで、工数を大幅に削減できます。
AI議事録作成ツールを利用する3つのメリット
AI議事録作成ツールを活用すると、以下のようなメリットを得られます。
・議事録作成や編集の効率化
・聞き逃しやタスク漏れの防止
・会議の生産性の向上
それぞれ詳しくみていきましょう。
議事録作成や編集の効率化
今まで手動で行っていた議事録業務を自動化・効率化できます。AI議事録作成ツールでは、以下のことを実現できる機能が備わっています。
・会話を自動でテキスト化する
・「えーっと」や「まあ」などの不要な語句を除去する
・句読点を適宜挿入してくれる
・大事な発言を抽出し箇条書きにまとめる
・会議の内容の要約
・話し言葉を書き言葉に変換する
また、作成した議事録はクラウド上で簡単に共有でき、同時に操作できたり、コメントできたりするため、編集作業も効率化できます。
聞き逃しやタスク漏れの防止
AI議事録作成ツールでは、会議の内容や要点をすべて文字起こししてくれるため、内容を聞き逃す心配がありません。
また、会議の内容から「明日までに対応する」といったタスクになりえる発言をAIが自動分析して、タスクを作成してくれます。さらに、担当者の割り振りやリマインドなどもすべて自動で行ってくれるため、タスクの実行を促せるでしょう。
会議の生産性の向上
AI議事録作成ツールでは、アジェンダのフォーマットを利用して、簡単に作成し事前に共有する機能があります。なかには気になった箇所をメモしたり、ブックマークしたりする機能がついているため、会議の内容を振り返る際にも役立ちます。
また、会議に参加していない方にも、その日にすぐ議事録を共有できる機能も備わっているため、参加していない方でも会議の内容を的確に把握できるでしょう。
AI議事録作成ツールを選ぶコツ
AI議事録作成ツールを選ぶコツは、以下の3つです。
・使いやすいか
・音声認識やAI学習の精度は高いか
・社内のルールに合致するか
ツールによっては、使えない機能もあるため、ホームページや無料トライアルで確認しておきましょう。
詳しく解説します。
使いやすいか
AI議事録作成ツールを選ぶ際は、使いやすいツールを選び簡単に導入できるようにすることが大切です。使いやすさを判断する際は、以下のポイントを意識してください。
・ツールを使うための環境整備に手間がかからないか
・社員全員が使いやすいか
・誰でも手軽に始められるものか
・必要な機能は備わっているか
ツールによって使い勝手が異なるため、無料トライアルがある場合は積極的に試してみましょう。
音声認識やAI学習の精度は高いか
AI議事録作成ツールで最も重要視されるポイントが、音声のテキスト化です。文字起こしに不備がある場合、その修正に工数がかかります。そのため、ツールを導入した恩恵を受けられません。
また、AIの学習機能も確認しましょう。音声のテキスト化を繰り返すたびに学習し、精度が上がるツールであれば、長期的に議事録作成に貢献してくれます。
社内のルールに合致するか
AI議事録作成ツールに限らず、外部のツールを導入する際は社内のルールとポリシーに合致するかどうかに注意する必要があります。
近年では、情報漏洩に対して厳しいルールを定めている企業も多く、社内情報を外部サーバーと通信させないというルールを定めている企業もあります。
そのため、社内ルールを確認したうえで、導入するツールを選ぶようにしましょう。
おすすめのAI議事録作成ツール5選
AI議事録作成ツールは、それぞれ特徴や機能が異なります。ここからは、おすすめのAI議事録作成ツールを5つ紹介します。導入をする際の検討材料として活用してください。
AI議事録取れる君
「AI議事録取れる君」は、ZoomやMicrosoft Teamsと連携して、リアルタイムで文字起こしができるツールです。文字起こし後は、AIが自動で議事録を作ってくれるので、時短にもなります。
作成した議事録はURLで共有し、リンクを開くだけでアクセス可能です。アクセス制御も設定できるので、セキュリティ面でも安心です。
toruno
「toruno」は文字起こし＋録音＋画面キャプチャを記録できるツールです。アプリを起動しただけですぐに記録が始まるため、録画の漏れも心配ありません。
会議中は気になった発言をブックマークできるため、後から振り返ることが可能です。記録内容はWeb上で確認できるので、簡単に編集できます。
AmiVoice Scribe Assist
「AmiVoice Scribe Assist」は、国内シェア№1の音声認識が搭載された議事録作成ツールです。オフラインでも利用できることから、情報漏洩のリスクを軽減でき、機密情報を扱う会議の際にも適しています。
大手IT企業や行政など幅広い業界での導入実績があるため、ビジネスに特化したAI議事録作成ツールを探している方におすすめです。
YOMEL
「YOMEL」は、会議終了後にワンクリックで自動要約してくれるツールです。リアルタイムで全文を書き起こししてくれるため、聞き漏らしたときでもキーワード検索の機能を使えば、振り返りたい内容を見つけられます。
また、ログ保存期間の設定やIPアドレスの制限など、セキュリティ対策も充実しているため、安心して利用できるのもメリットです。
エアスマAI（エアトリスマートAI）
エアスマAIは、生成系AIの総合プラットフォームです。シンプルなデザインで使いやすい機能が搭載されているため、AIに詳しくない方でも簡単に利用できます。
エアスマAIでは外部の生成AIと連携し、ZoomやGoogle Meet、Teamsなどの内容を議事録としてまとめられる機能を開発中です。
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まとめ
AI議事録作成ツールには自動的な文字起こしや議事録をスムーズに共有できる機能がついているため、作業効率の向上が期待できます。
AI議事録作成ツールの多くは、無料トライアルが用意されていますので、その期間を利用して自社にあったツールを見極めましょう。
※この記事は、2023年11月時点での情報です。